TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE ONAC – SIPSO Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 

1. Aceptación de los términos y condiciones. A través de este instrumento, el ORGANISMO NACIONAL DE ACREDITACIÓN DE COLOMBIA – ONAC, establece los términos y condiciones de uso del Sistema de Información de Prestación del Servicio de ONAC – SIPSO; Por lo anterior, es su obligación como Usuario leerlos cuidadosamente y tener en cuenta que, para los Organismos Evaluadores de la Conformidad – OEC, si decide no aceptarlos, no podrá acceder ni utilizar los servicios del Sistema de Información de Prestación del Servicio de ONAC – SIPSO. Al hacer Clic en el ícono de «ACEPTAR», el Usuario habrá manifestado su aceptación expresa, sin restricciones, reservas, ni modificaciones a este Aviso Legal y, por lo tanto, a los Términos y Condiciones de uso acá establecidos.
La publicación de los Términos y Condiciones tiene como propósito informar sobre el uso del Sistema de Información de Prestación del Servicio de ONAC – SIPSO, aplicación que funcionará como un nuevo canal para la realización de ciertas actividades descritas más adelante, con el objeto de facilitar el acceso a los usuarios interesados en la prestación del servicio de acreditación. 

2. Responsable de la prestación del servicio. El ORGANISMO NACIONAL DE ACREDITACIÓN DE COLOMBIA – ONAC, es el encargado de prestar cada uno de los servicios ofrecidos a través del Sistema de Información de Prestación del Servicio de ONAC – SIPSO. En caso de presentarse algún inconveniente con el uso del sistema, por favor remitir el caso al correo electrónico soporteweb@onac.org.co; para realizar alguna sugerencia, hacerlo al correo electrónico onac@onac.org.co. 

3. Marco legal. En el presente documento el Usuario encontrará las pautas para el uso del Sistema de Información de Prestación del Servicio de ONAC – SIPSO, así como el marco que regirá el adecuado tratamiento de los datos personales que sean incorporados o circulen en el mismo, incluyendo los datos de carácter sensible. Teniendo en cuenta lo anterior, el tratamiento de los datos personales del Usuario será realizado de conformidad con lo establecido en la legislación vigente, en materia de Habeas Data, y de manera particular por lo previsto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, y las Políticas de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales adoptadas por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia – ONAC. 

El contenido de los Términos y Condiciones aquí previstos puede ser objeto de modificaciones o actualizaciones, razón por la que será obligación del Usuario revisar periódicamente el contenido de estos, con el fin de mantenerse informado frente a los cambios que se puedan presentar. Por lo anterior, mediante la puesta en conocimiento de los Términos y Condiciones del Sistema de Información de Prestación del Servicio de ONAC – SIPSO y la información contenida en el sitio web https://onac.org.co/acreditate-con-onac/sipso/, se entenderá cumplido el deber de información al Usuario. Si este requiere información adicional o tiene alguna pregunta en relación con el Sistema de Información de Prestación del Servicio de ONAC – SIPSO, podrá contactarnos a través de la línea de atención telefónica al (+57) 601 742 7592 en Bogotá. 

4. Uso del Sistema de Información de Prestación del Servicio de ONAC – SIPSO. La calidad de Usuario para los OEC se obtiene al momento de registrarse como tal en el Sistema de Información de Prestación del Servicio de ONAC – SIPSO, para los Profesionales Técnicos, al momento de recibir el correo de asunto ‘’Creación usuario Profesional Técnico’’ y para usuarios de ONAC, al recibir el correo de asunto ‘’Creación usuario ONAC’’, dicha calidad se perderá en el evento en que se logre demostrar que existió suplantación de identidad, incumplimiento del Manual de Políticas de Seguridad de la Información MA-5.5-02 y/o comportamientos fraudulentos (PR-1.2-06) y, en general, en cualquier momento en que el Usuario registrado realice alguna actuación considerada como violatoria de estos Términos y Condiciones. 4.1. Creación de Usuario para el acceso al Sistema de Información de Prestación del Servicio de ONAC – SIPSO: El Usuario del Sistema de Información de Prestación del Servicio de ONAC – SIPSO entiende y acepta que para hacer uso del mismo se requiere la creación de una cuenta de Usuario que lo identifique como tal, a la cual se podrá acceder por medio de una contraseña que será de uso personal e intransferible. 4.2. Uso de la contraseña: El Usuario acepta que las contraseñas ingresadas por este al momento de su registro para acceder al contenido de los servicios del Sistema de Información de Prestación del Servicio de ONAC – SIPSO, son privadas e intransferibles, por lo que tendrá la obligación de custodia de las mismas, siendo el único responsable de las consecuencias derivadas del uso que otras personas o terceros hagan de ellas por la falta del cumplimiento del deber de custodia de dichas contraseñas. Por lo anterior, el Usuario se compromete a informar en máximo 4 horas del día hábil, en horario de 07:30 a.m. a 5:30 p.m., al Organismo Nacional de Acreditación de Colombia – ONAC, la pérdida o robo de su contraseña, el uso no autorizado de esta por parte de terceros o cualquier circunstancia que a su juicio deba ser conocida por ONAC con el fin de evitar actos fraudulentos en contra de su propia persona, de ONAC o de terceros. El Usuario al hacer uso de su contraseña se obliga a abstenerse de realizar las siguientes acciones: a) Acceder a documentos confidenciales o datos de personas de las que no se encuentra legitimado por ley o por convención para hacerlo. b) Suministrar información falsa a título personal o de la persona jurídica que representa, así como omitir datos necesarios para la buena prestación del servicio. c) Dar un uso del Sistema de Información de Prestación del Servicio de ONAC – SIPSO contrario a la Ley, la moral y las buenas costumbres. d) Realizar la devolución y/o eliminación de los activos de información (documentos, datos y metadatos) de repositorios locales o personales, activos de información utilizados para el desarrollo de actividades de acreditación en el Sistema de Información de Prestación del Servicio – SIPSO. e) Realizar acciones tendientes a ocasionar daño o interrupción del servicio del Sistema de Información de Prestación del servicio de ONAC – SIPSO. El Usuario que viole cualquiera de las condiciones contenidas en este numeral, será responsable por los daños y perjuicios de cualquier naturaleza que pueda sufrir el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia – ONAC o cualquier tercero que resulte perjudicado por esta actuación. 4.3. Obligaciones del Usuario. 4.3.1. Autorización de Tratamiento y finalidades: Con la aceptación de estos Términos y Condiciones, el Usuario autoriza el tratamiento de sus datos personales incluyendo, las siguientes finalidades: a) Realizar el registro y creación de Usuario del Sistema de Información de Prestación del Servicio de ONAC – SIPSO. b) Recopilar, utilizar, transferir, almacenar, consultar y procesar sus datos personales. c) Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la actividad de acreditación de ONAC en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información. d) Contacto y envío de información sobre la prestación del servicio a través de medios telefónicos, electrónicos (SMS, chat, correos electrónicos registrados, correo electrónico de notificación electrónica y demás medios considerados electrónicos), físicos y/o personales. e) aceptación expresa de ser notificado de cualquier comunicación por parte de ONAC, a través de medios electrónicos , bien sea mediante remisión de correos a la dirección electrónica, mensajes de texto remitidos al celular o mensajes a través de aplicaciones de comunicación bidireccional como WhatsApp, Telegram u otras que sean registradas por el Titular ante ONAC f) Incluir los datos en los documentos que le sean propios a las actividades contractuales, marco en el cual se prestará el servicio. g) Dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales o administrativas. h) Realizar análisis de riesgo y efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por ONAC. i) Transmitir los datos personales objeto del Tratamiento a los proveedores o terceros que actúen por cuenta de ONAC en dicho Tratamiento. j) Dar a conocer, transferir sus datos personales dentro y fuera del país, así como a terceros previa suscripción de un contrato de confidencialidad que prevea de manera clara las reglas de la transferencia internacional o para implementar servicios de computación en la nube. k) Consultar a cualquier entidad pública o privada, compañía de seguros, organismos de acreditación, entre otras organizaciones, para acceder a la información en lo relacionado con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado entre el Usuario y ONAC; en consecuencia, autoriza a dichas entidades para que entreguen a ONAC copia de toda la información que sea requerida. l) Realizar el tratamiento de sus datos personales para fines estadísticos, de investigación, para estudios de riesgo, para suministrar a las asociaciones gremiales, para la realización de estudios relacionados con la administración de sistemas de información, observatorio de calidad y para el desarrollo de nuevos productos y servicios. m) Recibir información comercial y publicitaria relacionada con los servicios ofrecidos por ONAC. Los datos personales sensibles serán mantenidos y tratados con estricta seguridad y confidencialidad para los fines antes mencionados, conforme a la legislación y reglamentación aplicable. La autorización de tratamiento de sus datos personales se mantendrá vigente hasta el momento en que el Usuario informe su intención de revocarla, para lo cual deberá utilizar los canales de comunicación previstos por ONAC en su Política de Tratamiento de Datos Personales, que puede ser consultada en la página web www.onac.org.co. 

5. Derechos de Propiedad Industrial e Intelectual. Todas las marcas, nombres comerciales, signos distintivos, diseños industriales, modelos de utilidad, patentes, servicios, contenidos, imágenes e informaciones de cualquier clase que aparecen en el Sistema de Información de Prestación del Servicio de ONAC – SIPSO son propiedad del Organismo Nacional de Acreditación de Colombia – ONAC, por lo que no podrán ser reproducidos, distribuidos, comunicados públicamente, transformados o modificados sin autorización expresa. Por lo anterior, el Usuario se abstendrá de obtener lo contenido en el Sistema de Información de Prestación del Servicio de ONAC – SIPSO empleando para ello medios o procedimientos distintos de los que, en algunos casos, se han puesto a su disposición o, en general, de los que se empleen habitualmente en Internet siempre que, estos últimos, no entrañen un riesgo, daño o inutilización del sitio web y/o sus contenidos. En ningún caso se entenderá que el acceso y la navegación del Usuario en el Sistema de Información de Prestación del Servicio de ONAC – SIPSO implica que el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia – ONAC haya otorgado una autorización o haya renunciado, transmitido, cedido total o parcialmente sus derechos, ni la concesión de ningún derecho ni expectativa de derecho y en concreto, de la alteración, transformación, explotación, reproducción, distribución o comunicación pública sobre la misma. 

6. Exclusión de responsabilidades y garantías. 6.1. Disponibilidad y continuidad. Por las características y necesidades tecnológicas del Sistema de Información de Prestación del Servicio de ONAC – SIPSO es posible que se presenten problemas en la disponibilidad o continuidad en el acceso y uso de los servicios del mismo, así como la ocurrencia de fallas técnicas en los servidores de acceso a la red. Por lo anterior, el Usuario entiende y acepta que frente a la ocurrencia de fallas en el Sistema de Información de Prestación del Servicio de ONAC – SIPSO debido a la indisponibilidad del servicio por causas de fuerza mayor, errores en las redes telemáticas de transferencia de datos o por causas ajenas a la voluntad del Organismo Nacional de Acreditación de Colombia – ONAC, ésta no será responsable por los daños y perjuicios de cualquier naturaleza que puedan generarse al Usuario y, en esa medida, exime a ONAC de cualquier responsabilidad en relación con las consecuencias de la ocurrencia de este tipo de eventos. El acceso a la información y servicios que presta el Sistema de Información de Prestación del Servicio de ONAC – SIPSO tiene en principio una duración indefinida, pero la misma dependerá de la permanencia del Usuario como actor del servicio de acreditación ante ONAC o de la decisión del Organismo en continuar con el servicio prestado a través del Sistema de Información de Prestación del Servicio de ONAC – SIPSO. No obstante, lo anterior, el acceso al Sistema de Información de Prestación del Servicio de ONAC – SIPSO podrá suspenderse o terminarse en cualquier momento en caso de que se compruebe cualquier violación a los esquemas de seguridad informática o en caso de que se verifique suplantación en la identidad del Usuario, incumplimiento del Manual de Políticas de Seguridad de la Información MA-5.5-02 y/o comportamientos fraudulentos (PR-1.2-06). 6.2. Exclusión de responsabilidad. El Organismo Nacional de Acreditación de Colombia – ONAC no será responsable de los daños, pérdida de negocio, ingresos o beneficios, daño emergente, lucro cesante o de oportunidades de negocio, de ahorro de gastos y de desaparición o deterioro de datos, así como tampoco será en ningún caso responsable de: a) Los costos, multas, sanciones, indemnizaciones, cargos, daños u honorarios que se deriven como consecuencia del incumplimiento por parte del Usuario de sus obligaciones; b) La violación del Usuario de cualquier norma que pudiera resultar aplicable a causas o en relación con la utilización del Sistema de Información de Prestación del Servicio de ONAC – SIPSO, por lo tanto, el Usuario es y será el único responsable de: a) El uso que realice en el Sistema de Información de Prestación del Servicio de ONAC – SIPSO; b) El cumplimiento íntegro de cualquier norma que pudiera resultar aplicable a causa o en relación con la utilización del Sistema de Información de Prestación del Servicio de ONAC – SIPSO, incluyendo, a título enunciativo, no limitativo, las normas de uso del Sistema de Información de Prestación del Servicio de ONAC – SIPSO aquí contenidas, las disposiciones en materia de protección de datos, confidencialidad, secreto de las comunicaciones y derecho a la intimidad. 6.3. Virus y códigos maliciosos. El Usuario exime a ONAC de cualquier responsabilidad por los daños y perjuicios de toda naturaleza que puedan ser causados o que puedan deberse a la presencia de virus u otros códigos maliciosos en los contenidos, que generen cualquier tipo de daños en el sistema informático, documentos electrónicos o ficheros de los usuarios, incluyendo a título meramente enunciativo y sin carácter limitativo, virus informáticos, “gusanos”, «caballos de troya», errores en la funcionalidad y operatividad («bugs»), «bombas de tiempo», «cancelbots», «Spyware», «phishing», «dialers», «hoaxes», «jokes», entre otros. 6.4. Uso ilícito. ONAC cuenta con normas y procedimientos con restricciones de acceso y uso a la información que garantizan que solamente personal altamente calificado e idóneo maneje las bases de datos sensibles, cumpliendo con los protocolos para el manejo de esta información. Por lo anterior, ONAC garantiza que el Sistema de Información de Prestación del Servicio de ONAC – SIPSO se manejará con adecuados estándares de seguridad, confidencialidad de la información y confiabilidad de manera que cada Usuario pueda mantener la reserva de su información. Sin embargo, no se hace responsable del incumplimiento de cualquier norma aplicable en que puedan incurrir los Usuarios en su acceso al Sistema de Información de Prestación del Servio de ONAC -SIPSO y/o utilización de las informaciones contenidas en el mismo. Tampoco se hace responsable del uso ilegítimo que terceras personas puedan hacer de la información allí contenida. 6.5. Legislación y jurisdicción. Los presentes Términos y Condiciones se regirán por la Legislación Colombiana, toda controversia o diferencia entre el Usuario y ONAC se ceñirá inicialmente a los mecanismos alternativos de solución de conflictos. Quien contravenga los Términos y Condiciones de este documento deberá someterse a las sanciones civiles, administrativas y penales que establezca la ley de Colombia. 6.6. Nulidad e ineficacia de los numerales o cláusulas. Si cualquier numeral o cláusula incluida en estos Términos y Condiciones fuese declarado, total o parcialmente, nulo o ineficaz, tal nulidad o ineficacia afectará tan sólo a dicha disposición o a la parte de la misma que resulte nula o ineficaz, subsistiendo los Términos y Condiciones en todo lo demás.