Lineamientos para atención de solicitudes voluntarias del OEC para suspensiones, reducciones y retiro de su acreditación

Generalidad

6.1      Presentación de la solicitud de suspensión, reducción o retiro

Toda solicitud de suspensión total o parcial, de reducción de alcance o de retiro de la acreditación presentada a ONAC por parte de un OEC, debe ser tramitada a través de una comunicación escrita, suscrita por el representante legal del OEC y dirigida al Coordinador Sectorial del Esquema de Acreditación respectivo, especificando la fecha del cese de actividades y las razones y/o motivos que propicien esta decisión.

En el Sistema de Gestión Documental le será asignado un código único de identificación, con el cual el OEC podrá hacer el respectivo seguimiento a la gestión de la solicitud.

Nota 1: si el OEC desea incluir la atención de la solicitud de reducción de alcance en la siguiente evaluación regular, es necesario que informe como mínimo con diez (10) días hábiles de antelación a la fecha prevista de inicio de Etapa 1 de la siguiente evaluación, con el fin de adecuar lo que se requiera para la evaluación.

6.2      Revisión y análisis de la solicitud

El Coordinador Sectorial respectivo, revisa y analiza la solicitud, teniendo en cuenta principalmente los siguientes aspectos:

a)     Estado actual de la acreditación (activa, suspendida, suspendida parcialmente, entre otros).

b)     Punto dentro del ciclo de acreditación (y programa de evaluación, si aplica), respecto a las anualidades, seguimientos, reevaluaciones y testificaciones.

c)     Estado del proceso de evaluación que se encuentre en curso (ver nota 2).

d)     El periodo de operación del organismo desde la última etapa 2 de evaluación regular realizada por ONAC, la cantidad de certificados/resultados de evaluación de la conformidad emitidos, y la vigencia de los mismos.

e)     Estado de quejas o investigaciones radicadas en ONAC en contra del OEC.

De ser necesario, el Coordinador Sectorial solicitará la información complementaria que se requiera al OEC, a las entidades de Inspección, Control y Vigilancia o a los registros independientes que se encuentren disponibles (RUNT, SICERCO, entre otros), con el fin de proponer al Director Técnico de ONAC (respectivo), una respuesta a la solicitud formulada por el OEC.

No se aceptarán solicitudes de suspensión (total o parcial), reducción o retiro, como tratamiento de No Conformidades (NC) identificadas en cualquier evaluación ordinaria o extraordinaria que se encuentre en curso, o cuando el OEC se encuentre en etapa de implementación del Plan de Correcciones y Acciones Correctivas. Estas NC deberán ser atendidas por el OEC, de acuerdo con lo establecido en las Reglas del Servicio de Acreditación, RAC-3.0-01.

Para el cierre de las NC, ONAC verificará la implementación de las correcciones para solicitudes reducciones o   retiros (incluidos los voluntarios). Posterior al tratamiento dado a las NC, el Comité de Acreditación o el Director Técnico respectivo, decidirá sobre la solicitud de reducción o retiro, atendiendo a la recomendación realizada por el Líder de Equipo de evaluación, de acuerdo a lo definido en el Procedimiento de Toma de Decisión, PR-3.4-01.

Nota 2: para todos los casos, una evaluación se considera en curso, una vez iniciada la Etapa 1 de la evaluación, o la etapa 2 en el caso de evaluaciones extraordinarias que no cuenten con Etapa 1.

Nota 3: en el Anexo 1 se encuentra la matriz que resume los criterios a ser tenidos en cuenta al momento de ser revisada y analizada la solicitud.

Algunos de los aspectos por los que no se acepta una solicitud de forma inmediata son:

a)     Que el OEC se encuentre en proceso de evaluación (Etapa 1, Etapa 2, implementación PCAC o en Etapa complementaria), siendo necesario finalizar el proceso de evaluación.

b)     Que existan quejas o denuncias por parte de entidades de Inspección, Control y Vigilancia, o por Autoridades competentes, sobre el OEC, cuya investigación o atención pueda verse afectada con la aceptación de la solicitud realizada, en cuanto al estado de la acreditación.

c)     Que haya una decisión en curso sobre la acreditación del OEC, toda vez que esta se puede ver afectada en caso de ser atendida la solicitud.

d)     Cuando se tenga información de que después del último seguimiento o reevaluación a la acreditación del OEC, este ha emitido resultados de evaluación de la conformidad; esto para las solicitudes de reducción y retiro de la acreditación. Para lo cual, debe ser confirmado por parte de ONAC previamente a la aceptación de la solicitud, que el OEC prestó los servicios de evaluación de la conformidad con las condiciones de competencia establecidas en el esquema de acreditación respectivo; esto por medio de una evaluación extraordinaria o en alguna evaluación regular (vigilancia o reevaluación) posterior. Revisar numeral 6.3.1 Evaluación extraordinaria.

Nota 4: Para las solicitudes de suspensión parcial o total, si no se presenta alguno de los aspectos referidos anteriormente, la solicitud se tramitará de manera inmediata considerando los términos referidos a continuación.

6.3 Respuesta a la solicitud

Posterior a la revisión y análisis de la solicitud por parte de ONAC, habiéndose ejecutado las acciones respectivas, se  procederá a informar al OEC la respuesta a su solicitud, la cual será emitida por escrito y suscrita por el Director Técnico  (respectivo), dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud, informando la respuesta a la misma y, en el caso que aplique, la programación de la evaluación extraordinaria o la inclusión en la siguiente evaluación regular (ver Procedimiento para Programación de los Servicios de Evaluación a OEC, PR-3.1-01).

Posterior a la decisión (ver Procedimiento de Toma de Decisión sobre la Acreditación de OEC, PR-3.4-01), bien sea  inmediata o después de un proceso de evaluación (evaluación extraordinaria o evaluación regular, de acuerdo a lo   establecido en el Procedimiento para Evaluar OEC, PR-3.3-01), se procederá con la elaboración de los nuevos anexos u otrosí al Contrato de Otorgamiento y Uso del Certificado de Acreditación, y actualización, en caso de que aplique, de los tiempos establecidos en el mencionado contrato, Certificado de Acreditación y estado de acreditación en el Directorio Oficial de Acreditados en el sitio web de ONAC. Adicionalmente, y según el esquema, se comunicará a los entes reguladores y Organismos de Inspección, Control y Vigilancia y partes interesadas que aplique.

Nota 5: En ningún caso la suspensión voluntaria podrá ser superior a un año (12 meses); cuando se cumpla este tiempo, se pondrá a consideración del Comité de Acreditación el retiro de la acreditación.

6.3.1 Solicitud del levantamiento de suspensión

Para el levantamiento de la suspensión voluntaria de la acreditación, los Organismos de Evaluación de la Conformidad (OEC) deberán presentar su solicitud con la antelación suficiente para garantizar el cumplimiento de los plazos establecidos en las reglas de acreditación. Esto permitirá a ONAC contar con un tiempo prudente para la programación y ejecución de las etapas correspondientes del proceso, las cuales incluyen la evaluación, revisión, aprobación, implementación del Plan de Corrección y Acción Correctiva (PCAC), si aplica, y la toma de decisión.

En consecuencia, se recomienda que el OEC presente dicha solicitud con un mínimo de 60 días hábiles antes del vencimiento de los términos establecidos. Por lo tanto, no se aceptarán solicitudes de levantamiento de suspensión voluntaria si son presentadas con menos de 20 días hábiles antes del vencimiento de dichos términos.

6.3.2 Evaluación extraordinaria

De acuerdo con la revisión y análisis realizado a la solicitud (ver numeral 6.2), es factible que antes de aceptar cualquier solicitud de retiro o de reducción realizada por el OEC, sea necesario realizar una evaluación extraordinaria (documental, en sitio o por medios remotos),  de acuerdo con lo indicado en el numeral 6.2 literal d, cuyo objeto será el de confirmar que el OEC prestó los servicios de evaluación de la conformidad, ejecutados posterior a la última evaluación regular realizada por ONAC, con las condiciones de competencia establecidas en el esquema de acreditación respectivo, para lo cual ONAC seguirá lo siguiente:

a)             La evaluación se realizará de forma documental o por medios remotos, siempre que no existan elementos adicionales a ser evaluados, de lo contario deberá ser realizada en sitio, con el objeto de evaluar los registros que soportan los resultados de evaluación de la conformidad emitidos y confirmar que se han mantenido las condiciones de competencia e imparcialidad.

b)            Se informará las fechas y equipo evaluador asignado, y se remitirá la respectiva cuenta de cobro, la cual debe ser cancelada por parte del OEC, previo a la realización del servicio.

c)             Se podrán declarar no conformidades, las cuales el OEC deberá atender de acuerdo con lo establecido en las Reglas del Servicio de Acreditación, RAC-3.0-01. Para el cierre de éstas, ONAC verificará la implementación de las correcciones para solicitudes de reducciones o retiros. Posterior al tratamiento dado a las NC, el Comité de Acreditación decidirá sobre la solicitud de reducción o retiro (de acuerdo al Procedimiento de Toma de Decisión sobre la Acreditación de OEC, PR-3.4-01), considerando a la recomendación realizada por el Líder de Equipo de evaluación.

d)            El OEC debe informar su decisión de (retirar, suspender o reducir) y las consecuencias asociadas, a todos sus clientes; así mismo, debe definir qué gestión realizará respecto a los certificados vigentes.

e)            Para el caso del Esquema de Certificación de Sistemas de Gestión, ONAC solicitará proceder según lo establecido en el documento IAF MD2:2017, IAF, “Documento obligatorio de IAF para la transferencia de la certificación de sistemas de gestión acreditada”, o el que lo sustituya o modifique.

f)              Si el OEC no acepta o no permite la ejecución de la evaluación extraordinaria mencionada, no se aceptará la solicitud y se pondrá a consideración del Comité de Acreditación la reducción o retiro de la acreditación, no voluntaria (con ocasión al incumplimiento).

g)            Independiente del resultado de la evaluación extraordinaria realizada, siempre será puesto a consideración del Comité de Acreditación o DT respectivo, la recomendación del Equipo Evaluador, para que este se pronuncie sobre la aceptación de la solicitud del OEC o sobre el estado de la acreditación en el marco de las Reglas del Servicio de Acreditación de ONAC.

h)            El OEC podrá interponer apelación justificada por escrito, de acuerdo al Procedimiento para tratamiento de apelaciones, PR-3.0-03, para aquellos casos en los que la decisión sea adversa (no voluntaria).

Nota 6: En caso de encontrarse programada una evaluación regular, el objeto y alcance de la evaluación extraordinaria puede ser incluido dentro del alcance de la evaluación regular.