Revisión de solicitudes para la prestación de los servicios de Acreditación de Organismos Evaluadores de la Conformidad

7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

No

Responsable

Cargo y/o Grupo responsable / Dependencia

Actividad

Descripción

PC

Registro resultado

(Documento Evidencia)

Organismo Evaluador de la Conformidad (OEC)

Preparar y presentar la solicitud de acreditación

Ingresa a la página web de ONAC para consultar los requisitos, tarifas y documentación que se debe tener en cuenta para presentar la solicitud de otorgamiento o ampliación de alcance de acreditación, de acuerdo con el esquema requerido.

Accede al aplicativo SIPSO dispuesto en el micrositio de la página web de ONAC (barra superior SIPSO) y realiza la solicitud según lo descrito en el INS-3.2-02 Instructivo para   la creación y administración de solicitudes en el sistema SIPSO y consultar lo establecido en el anexo de solicitud dispuesto para cada esquema.

Si el OEC requiere solicitar la acreditación para más de un esquema, deberá presentar una solicitud individual, para cada uno de ellos.

Para los esquemas de acreditación que no se encuentran dentro del alcance del sistema SIPSO; Diligencia por completo, sin tachones ni enmendaduras, el formulario de solicitud de acreditación del respectivo esquema, el cual debe ser suscrito por el representante legal y presentado a ONAC en medio físico o electrónico onac@onac.org.co, junto con los documentos soporte requeridos, siguiendo las indicaciones dadas para tal fin en el formulario de solicitud de acreditación.

Solicitud aplicativo SIPSO

Organismo Evaluador de la Conformidad (OEC)

Realizar el pago para la revisión de la solicitud

Para realizar el pago correspondiente a la revisión de la solicitud y los documentos soporte, se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones:

• OEC Privados o públicos con régimen de contratación directa: deben demostrar haber realizado el pago por el monto total, según la tarifa vigente establecida en el “RAC-3.0-02 Tarifas de los Servicios de Acreditación”. Si el OEC no realiza el pago la solicitud no cambiará a estado “en revisión 1” según lo descrito en el INS-3.2-05 Instructivo para la administración de pagos en el sistema SIPSO.

• OEC Públicos: a las entidades públicas con régimen de contratación administrativa no se les podrá requerir el pago anticipado de la revisión documental, por lo tanto, para iniciar la revisión documental el OEC debe presentar previamente un documento debidamente formalizado en donde se avale la disponibilidad presupuestal (por ejemplo, el Certificado de Disponibilidad Presupuestal – CDP), de acuerdo con lo establecido en el RAC-3.0-01.

Ejecutado el estudio documental de la solicitud, si el OEC Público no cumple con los requisitos de la misma o desiste del proceso de acreditación, ONAC emite y envía la cuenta de cobro correspondiente a la revisión documental, teniendo en cuenta que previamente se emitió el documento que respalda la disponibilidad presupuestal para pagar este servicio.

Los pagos se pueden realizar a través de los medios dispuestos por ONAC en la página web www.onac.org.co o por la plataforma SIPSO

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Comprobante de pago

Documento Disponibilidad Presupuestal

Asistente de Recepción y Correspondencia

Registrar el

formulario de solicitud y los documentos soporte

Para los esquemas de acreditación que no se encuentran dentro del alcance del sistema SIPSO, una vez se ha presentado a ONAC en medio físico o electrónico el formulario de solicitud con sus respectivos anexos, se registra en el Sistema de Gestión Documental en Optimux para que la Coordinación Sectorial correspondiente pueda realizar su consulta. Además, a la solicitud se le asigna un código de referencia del servicio, para que el OEC le pueda hacer seguimiento.

Nota 1: toda información anexa a la solicitud y radicada en ONAC (como: sobres, CD, DVD, USB, o correo electrónico) deberá estar acompañada del respectivo oficio remisorio en donde se especifique claramente el remitente y el destinatario (esquema o Coordinación).

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Registro de los documentos en Optimux

Analista Contable

Validar pago de solicitud

Para los esquemas que se encuentran en el alcance de SIPSO, el Analista Contable realiza la validación del pago por parte del OEC, siguiendo los pasos del INS-3.2-03 Instructivo usuarios internos- SIPSO, una vez se valida el pago la solicitud cambiará de estado a “En revisión 1”

Si el pago es realizado por la pasarela de pagos en SIPSO, el cambió de estado es automático.

Cuando el servicio corresponde a un esquema fuera del alcance de SIPSO se valida el pago con la información consignada desde el área financiera en el CCF (Cuadro de control financiero)

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Cambio de estado de solicitud en aplicativo SIPSO

Profesional de Apoyo

Revisión preliminar de la solicitud

El Profesional Sectorial realiza la gestión de la solicitud según lo descrito en el INS-3.2-03 Instructivo usuarios internos- SIPSO, para que en un plazo máximo de diez (10) días hábiles verifique que el OEC haya atendido los siguientes aspectos:

• 1. Que exista coincidencia entre: razón social, establecimientos de comercio, matrícula mercantil, nombre de unidad técnica, Número de Identificación Tributaria (NIT) y datos del representante legal registrados en la solicitud versus el certificado de existencia y representación legal remitido.
  2. Haber diligenciado completamente los datos y adjuntado los anexos requeridos en las diferentes secciones del módulo de solicitud del Sistema SIPSO.

En caso de que la solicitud no esté completa el Profesional de Apoyo Sectorial debe registrar en el campo de observaciones las inconsistencias, siguiendo los lineamientos descritos en las “Reglas del Servicio de Acreditación, RAC-3.0-01” y lo descrito en el INS-3.2-03 Instructivo usuarios internos- SIPSO.

Para los esquemas de acreditación que no se encuentran en el alcance del sistema SIPSO, adicional a los dos puntos mencionados el Profesional de Apoyo Sectorial realiza la validación de:

Que el OEC haya hecho el Pago de los derechos de revisión o presentar la garantía de su asignación presupuestal. En el soporte de pago o documento de asignación presupuestal debe aparecer el NIT del OEC que solicita el servicio.

En caso de que ONAC no pueda validar la realización del pago, informará al OEC tal situación mediante una comunicación oficial, indicando que la solicitud no será atendida hasta tanto no se envíe a ONAC el soporte de pago y se radiquen nuevamente todos los documentos. Por el contrario, si el recibo de pago es adjuntado a la solicitud y cumple con la tarifa establecida en la cuenta de cobro, se procederá con la revisión de la solicitud.

Nota 2: si el OEC desiste de la solicitud de manera expresa o tácita (no responde los requerimientos de ONAC en los plazos establecidos en las Reglas del Servicio de Acreditación, RAC-3.0-01), el valor pagado correspondiente a los derechos de revisión se causará a favor de ONAC y no habrá lugar a devolución alguna.

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Comunicaciones, con observaciones de la revisión al OEC.

Coordinador Sectorial

Establecer la necesidad de convocar a Expertos Técnicos

Antes de comenzar con la revisión de la documentación, el Coordinador Sectorial debe preferiblemente:

1. Contar con el conocimiento específico o experiencia para determinar si el alcance solicitado por el OEC es susceptible de acreditación bajo el esquema específico.
2. Si esto no ocurre o en caso de no comprender el alcance solicitado se debe consultar con los expertos técnicos.

Si dentro de los recursos de ONAC no se cuenta con el conocimiento y la experiencia para determinar si el alcance solicitado por el OEC es susceptible de acreditación bajo el esquema específico, así como para establecer los tiempos de evaluación necesarios, el Coordinador Sectorial debe exponer esta situación al Director Técnico correspondiente y solicitar su aprobación para convocar a los Expertos Técnicos que puedan apoyar a ONAC en la revisión de la solicitud y elaboración de la cotización para validar que:

• El alcance de la solicitud de otorgamiento o ampliación de la acreditación y los documentos obligatorios requeridos, son suficientes para establecer la capacidad de ONAC y generar la cotización.

Para ello, el Coordinador Sectorial debe seleccionar y convocar a los Expertos Técnicos que considere necesarios, teniendo en cuenta el Directorio de Profesionales Técnicos de ONAC.

En caso de determinar que no cuenta con Expertos Técnicos para el alcance, debe informar a la Coordinación de Gestión de Competencias la necesidad, según lo indicado en el numeral 6.1 de este documento.

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Solicitud aprobada para convocar a los Expertos Técnicos requeridos.

Coordinador Sectorial / Expertos Técnicos (si aplica)

Revisar técnicamente la solicitud y establecer la capacidad de ONAC para prestar el servicio

Para realizar el estudio de la solicitud, el Coordinador Sectorial, y/o los Expertos Técnicos (cuando se requieran), en un plazo máximo de diez (10) días hábiles deben:

1. Confirmar que el alcance de acreditación solicitado está expresado de forma adecuada, es preciso, consistente con las normas o reglamentos técnicos y que se enmarca dentro de los esquemas de acreditación.

2. Revisar y establecer si ONAC cuenta con la capacidad para llevar a cabo la evaluación en términos de las políticas corporativas, competencia y disponibilidad de evaluadores y expertos técnicos apropiados, que garanticen que se llevará un proceso de acreditación ajustado a los lineamientos de la ISO/IEC 17011 y a las políticas de IAAC, IAF e ILAC; para lo cual se debe tener en cuenta:

• Identificar (con el apoyo del profesional sectorial) el Equipo Evaluador requerido (líder de equipo y cuando sea necesario, evaluadores y expertos técnicos) para la ejecución de la evaluación del alcance a acreditar en el otorgamiento y las ampliaciones, asegurando que no presenta conflicto de interés.
• Identificar (con el apoyo del profesional sectorial) que se cuenta con la cantidad suficiente de expertos técnicos disponibles para presentarlos como candidatos a conformar el Comité de Acreditación, que cuenten con la competencia requerida para decidir sobre otorgar o ampliar la acreditación del OEC., cuando sea el momento (Véase PR-3.4-01)

Para los esquemas que no se encuentran dentro del alcance de SIPSO se deja registro de esta actividad en el formato “FR-3.2-10 Evaluación de Capacidad para Servicios de Acreditación”. En caso de no contar con la capacidad de recursos en el momento, el Coordinador Sectorial comunica al solicitante desde la primera revisión e informa la fecha posible del servicio, teniendo en cuenta este análisis. (Ver Numeral 6.1 Validación de la capacidad de recursos).

3. Verificar que los anexos técnicos correspondan con la solicitud de acreditación o ampliación. Para lo cual, ONAC efectúa la revisión de los documentos aportados y registros requeridos en las diferentes secciones del sistema SIPSO, tales como: listado de personal, documentación técnica, procedimientos, métodos, instructivos para la evaluación de la conformidad, y si es aplicable al OEC, los equipos utilizados en la evaluación de la conformidad; así como, documentos específicos para determinar la competencia del OEC, según el esquema de acreditación y la lista de las direcciones de todas las localizaciones físicas a ser cubiertas por el alcance de acreditación.

Lo anterior con el fin de asegurar que la información aportada, es la mínima requerida para llevar una evaluación documental para el otorgamiento o ampliación de la acreditación, sin perjuicio que en el proceso de evaluación se requiera información adicional por parte del equipo evaluador, para precisar el contenido de los documentos aportados como los anexos en la solicitud.

Nota 3: Teniendo en cuenta la naturaleza de los esquemas de ‘Organismos de Certificación de Producto’, ‘Organismos de Certificación de Sistemas de Gestión’ y “Organismos Validadores y Verificadores de Gases Efecto Invernadero”, no se contemplará la propuesta de tiempos para testificaciones dentro de este estudio de la solicitud.

Nota 4: En caso de que la solicitud sea para un alcance o un ámbito nuevo dentro de un esquema que ya este implementado en ONAC, y del que haya duda sobre su posibilidad de acreditación, se debe hacer el análisis de acuerdo con lo descrito en el PR-2.2-03 Procedimiento para determinar la Idoneidad.

Adicionalmente, se realiza un análisis sobre la expresión del alcance de la acreditación, y las competencias técnicas que pueden ser requeridas para la prestación del servicio.

Como resultado de esta revisión el Coordinador Sectorial debe identificar si existen inconsistencias o documentación incompleta de la solicitud por parte del OEC.

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FR-3.2-10 Evaluación de Capacidad para Servicios de Acreditación

Coordinador Sectorial

Verificar los resultados de la revisión de la solicitud

Resultados de la revisión de la solicitud:

Para los esquemas de acreditación que se encuentran dentro de SIPSO

1. Solicitud Completa: si el OEC cumple con todo lo requerido en el estudio de la solicitud de acreditación, el Coordinador Sectorial determina si la solicitud es adecuada, acepta la solicitud y la solicitud pasa a estado “en cotización”, como se describe en el INS-3.2-03 Instructivo usuarios internos- SIPSO y dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, ONAC procede a elaborar la cotización. Una vez se envíe la cotización al OEC, la solicitud pasará al estado “Cotizada” y el OEC recibirá la notificación para que ingrese al sistema y acepte o rechace la cotización; y en caso de haberla aceptado, firme el contrato o acuerdo de prestación del servicio por parte del representante legal por medio del token que el sistema envía al correo registrado.

2. Solicitud incompleta o presenta inconsistencias: si el Coordinador Sectorial determina que la solicitud no es adecuada, debe registrar las inconsistencias utilizando la casilla de observación según lo descrito en el INS-3.2-03 Instructivo Usuarios Internos- SIPSO solicitando al OEC las aclaraciones correspondientes para que dé respuesta dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la comunicación.

Si el OEC no responde a las aclaraciones requeridas dentro del tiempo establecido, se entenderá como desistida la solicitud. (Ver Numeral 6.2 Desistimiento de Solicitud de Acreditación).

3. El OEC da respuesta a las inconsistencias: si dentro del plazo establecido el OEC da respuesta a las inconsistencias identificadas por el Coordinador Sectorial, subsanando las mismas el Coordinador Sectorial acepta las correcciones, y la solicitud pasa en el sistema a estado “En cotización” y dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, ONAC procede a elaborar la cotización.

En caso de que el OEC no cumpla con lo requerido por ONAC, se enviará una segunda y última solicitud de requerimiento de aclaraciones siguiendo lo indicado en el numeral anterior (ver actividad 8, numeral 2); a partir del cambio de estado “en ajuste 2” en SIPSO, el OEC tiene diez (10) días hábiles para atender las observaciones de la segunda revisión. Si el OEC no logra subsanar las inconsistencias tras el segundo requerimiento por parte de ONAC, se entenderá como desistida la solicitud (Ver Numeral 6.2 Desistimiento de Solicitud de Acreditación del presente documento).

4. El OEC da respuesta por segunda vez a las inconsistencias: Luego del ajuste que realice el OEC en atención a la segunda y última solicitud de requerimiento de aclaraciones («en ajuste 2” en SIPSO), ONAC hará una revisión de los ajustes solicitados (estado SIPSO “en revisión 3”) dentro de los diez (10) días hábiles siguientes. Si el OEC da respuesta a las inconsistencias identificadas por el Coordinador Sectorial en la segunda revisión, subsanando las observaciones, el Coordinador Sectorial acepta las correcciones, y dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, ONAC procede a elaborar la cotización. Una vez se envíe la cotización al OEC, la solicitud pasará al estado “cotizada” y el OEC recibirá la notificación para que ingrese al sistema y acepte o rechace la cotización; y en caso de haberla aceptado, firme el contrato o acuerdo de prestación del servicio por parte del representante legal por medio del token que el sistema envía al correo registrado.

Si el OEC no logra subsanar las inconsistencias tras el segundo requerimiento por parte de ONAC, se entenderá como desistida la solicitud (Ver Numeral 6.2 Desistimiento de Solicitud de Acreditación del presente documento).

En caso de que se desista la solicitud, el OEC puede hacer uso del recurso de apelación según lo descrito en el PR-3.0-03 Procedimiento para tratamiento de apelaciones.

Para los esquemas de acreditación que no se encuentren dentro del alcance del sistema SIPSO:

1. Solicitud Completa: si el OEC cumple correctamente con todo lo requerido en el estudio de la solicitud de acreditación, el Coordinador Sectorial acepta la solicitud, se archiva la documentación (Ver numeral 6.3) y dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, ONAC procede a elaborar la cotización.

2. Solicitud incompleta o presenta inconsistencias: el Coordinador Sectorial debe informar las inconsistencias al OEC utilizando los canales de comunicación oficiales y solicitarle las aclaraciones correspondientes dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la comunicación.

Si el OEC no responde a las aclaraciones requeridas dentro del tiempo establecido se entenderá como desistida la solicitud. (Ver Numeral 6.2 Desistimiento de Solicitud de Acreditación del presente documento).

3. El OEC da respuesta a las inconsistencias: si dentro del plazo establecido el OEC da respuesta a las inconsistencias identificadas por el Coordinador Sectorial, subsanando las observaciones, el Coordinador Sectorial acepta las correcciones, se archiva la documentación (Ver numeral 6.3) y dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, ONAC procede a elaborar la cotización.

En caso de que el OEC no cumpla con lo requerido por ONAC, se envían, por segunda vez, las observaciones siguiendo lo indicado en el numeral anterior (ver actividad 8, numeral 2). Una vez realizada esta segunda notificación, el OEC tiene diez (10) días hábiles para atender las observaciones de la segunda revisión.

4. El OEC da respuesta por segunda vez a las inconsistencias:

Luego del ajuste que realice el OEC en atención a la segunda y última solicitud de requerimiento de aclaraciones, ONAC hará una revisión de los ajustes solicitados dentro de los diez (10) días hábiles siguientes. Si el OEC da respuesta a las inconsistencias identificadas por el Coordinador Sectorial en la segunda revisión, subsanando las observaciones, el Coordinador Sectorial acepta las correcciones, se archiva la documentación (Ver numeral 6.3) y dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, ONAC procede a elaborar la cotización.

Si el OEC no logra subsanar las inconsistencias tras el segundo requerimiento por parte de ONAC, se entenderá como desistida la solicitud (Ver Numeral 6.2 Desistimiento de Solicitud de Acreditación del presente documento).

En caso de que se desista la solicitud, el OEC puede hacer uso del recurso de apelación según lo descrito en el PR-3.0-03 Procedimiento para tratamiento de apelaciones.

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Comunicación oficial de desistimiento

Carpeta OEC Optimux

Coordinador Sectorial / Profesional de Apoyo

Gestionar la elaboración de la cotización

Una vez aprobada la solicitud se procede a elaborar la cotización de acuerdo con los tiempos de evaluación generados en el modelo de determinación de tiempos de evaluación de cada esquema de acreditación. Para los esquemas que no se encuentran dentro del alcance de SIPSO se elabora la cotización en el formato FR-3.2-11 Cotización Servicios de Acreditación y se remite por correo electrónico.

Para las solicitudes realizadas mediante el sistema SIPSO, una vez se envíe la cotización al OEC, la solicitud pasará al estado “cotizada” y el OEC recibirá la notificación para que ingrese al sistema y acepte o rechace la cotización; y en caso de haberla aceptado, firme el contrato o acuerdo de prestación del servicio por parte del representante legal por medio del token que el sistema envía al correo registrado.

Nota 5: En caso de que el OEC rechace la cotización por la opción de “rechazo por alcance”, este puede realizar modificaciones sobre la información suministrada en las diferentes secciones de la solicitud en SIPSO (que apliquen según el esquema).  En caso de que el OEC realice modificaciones que afectan el alcance de la solicitud cotizado inicialmente, el profesional de apoyo sectorial deberá revisar la naturaleza de los cambios realizados por el OEC e informar al Coordinador Sectorial con el fin de determinar el procedimiento a seguir en cada caso y si es necesario volver a cotizar el servicio.

Organismo Evaluador de la Conformidad (OEC)

Aceptar la cotización

Para las evaluaciones de otorgamiento y ampliación, el OEC realiza la revisión y aceptación de la cotización y el contrato de servicios para el otorgamiento y uso del certificado de acreditación, según lo descrito en el INS-3.2-02 Instructivo para la creación y administración de solicitudes en el sistema SIPSO, para lo cual cuenta con 30 días hábiles. La solicitud pasa a estado “cotización aceptada”.

Para las solicitudes de acreditación de esquemas que no se encuentran dentro del alcance de SIPSO la cotización se entenderá aceptada una vez sea recibido el acuerdo para la prestación del servicio debidamente firmado por el solicitante y se cuente con la respectiva confirmación del pago del valor total de la evaluación, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha en que esta fue presentada por ONAC.

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Cotización servicio de acreditación

Contrato de prestación del servicio

Organismo Evaluador de la Conformidad (OEC)

Realizar pago

Una vez aceptada y confirmada la cotización, el OEC cuenta con 30 días hábiles para realizar el pago por los medios dispuestos por ONAC, descritos en la página web de ONAC www.onac.org.co/pagos-en-linea (PSE, consignación o transferencia bancaria) o por el sistema SIPSO.

Para las solicitudes realizadas a través de SIPSO, el OEC debe realizar el pago y cargar el soporte de pago según lo descrito en el INS-3.2-05 Instructivo para la administración de pagos en el sistema SIPSO; en caso de realizar el pago por la pasarela de pagos de SIPSO no es necesario cargar el soporte de pago.

Para las solicitudes de acreditación de esquemas que no se encuentran dentro del alcance de SIPSO se debe enviar el soporte de pago a pagos@onac.org.co

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Soporte de pago

Analista Contable

Verificar pago

El Analista Contable realiza la validación del pago realizado por el OEC y en SIPSO la solicitud pasa a estado “pago realizado”, si se encuentra alguna inconsistencia en el pago la solicitud pasa a estado “pago habilitado”.

Si el pago es realizado por la pasarela de pagos en SIPSO, el cambió de estado es automático.

Cuando el servicio corresponde a un esquema fuera del alcance de SIPSO la Coordinación Sectorial valida el pago con la información consignada desde el área financiera en el CCF (Cuadro de control financiero)

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CCF (Cuadro de control financiero)

Coordinador Sectorial

Profesional Sectorial

Analista de Programación

Asistente Programación

Programación Evaluación

Una vez se realiza la confirmación del pago por el área contable, se realiza la programación de la evaluación según lo descrito en el PR-3.1-01, Procedimiento de Programación de Servicios de Evaluación.

Para las solicitudes realizadas por SIPSO, el Profesional sectorial realiza la asignación del equipo evaluador según lo descrito en el INS-3.2-03, Instructivo usuarios internos administración y gestión de la solicitud en SIPSO.

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Notificación de Programación